Zarządzanie pocztą e-mail po nowemu w dPanelu

Domeny , Hosting , Nowości , Porady Gru 21, 2015 Brak komentarzy

Wszystkich tych, którzy śledzą nasze poczynania na bieżąco, zapewne nie zdziwiło wprowadzenie nowej wersji dPanelu. Chcemy przybliżyć Wam zmiany, które się pojawiły. Czym zaskoczymy was tym razem? Przekonajcie się sami.

Nowa filozofia poczty e-mail

Zarządzanie skrzynkami i aliasami pocztowymi przysparzało wielu użytkownikom niemało problemów. Niełatwym zadaniem było dotychczas skonfigurowanie ich tak, aby pan Janek mógł dostawać zarówno maile od klientów na adres jan@dfirma.pl, ale także maile od współpracowników na szef@dfirma.pl, a od znajomych i przyjaciół na adres jasiek@dpoczta.pl. Co tu powinno być skrzynką, a co aliasem? I co to jest ten alias?

Postanowiliśmy uprościć ten proces. Od teraz nie ma już osobnej listy skrzynek pocztowych, do których można się zalogować przez np. Webmail, a osobnej listy aliasów. Obie te funkcjonalności zostały zintegrowane. Na liście skrzynki, a przy każdej z nich listę dodatkowych adresów (aliasów), z których wiadomości będą trafiały na tą skrzynkę. Na liście widać także sam alias, przy którym widać, na jakie skrzynki wiadomość trafi po wysłaniu wiadomości na adres aliasu.

W prosty sposób możemy też edytować ustawienia wielu skrzynek i aliasów. Nie ma już potrzeby żmudnego przeklikiwania między zakładkami i modyfikowania każdego obiektu osobno, co było dość problematyczne w przypadku ich większej ilości.

Łatwiejsze stało się też przypisanie istniejącego aliasu do nowej skrzynki pocztowej. Teraz zamiast tworzenia osobno aliasu dla każdej nowej skrzynki, mamy możliwość zdefiniowania, jakie aliasy mają być powiązane z nową skrzynką już na etapie jej tworzenia. Łatwe, prawda?

Ułatwiliśmy także definiowanie maksymalnej wielkości skrzynki – ta opcja również trafiła do panelu tworzenia skrzynki e-mail.

Skoro już mowa o temacie wielkości skrzynek, to dodaliśmy filtr, który w razie potrzeby szybko pokaże skrzynki, dla których wykorzystanie przekracza określony próg procentowy. O ile dla skrzynek z określoną pojemnością schemat procentu wykorzystania jest oczywisty, o warto wyjaśnić, że dla nielimitowanych skrzynek procenty liczone są względem limitu usługi głównej dla poczty.

Obok listy adresów e-mail, po prawej stronie, udostępniliśmy filtr pozwalający na wybranie skrzynek i aliasów po ich domenie. Kliknięcie w wybraną domenę powoduje wypisanie tylko adresów tej domeny.

Automatyczne przenoszenie poczty

Zrzut ekranu 2015-12-21 o 15.40.37

Jednym z najbardziej żmudnych procesów przy migracji usług od innego dostawcy, który zgłaszali nam nowi użytkownicy, było przenoszenie poczty. Bardziej doświadczeni samodzielnie konfigurowali dwie skrzynki w programie pocztowym i ręcznie przenosili wiadomość po wiadomości. Inni próbowali (często bez skutku) uzyskać od dotychczasowego dostawcy archiwum z wiadomościami, aby je zaimportować. To już przeszłość. Żeby ułatwić życie administratorom oraz nieco przyspieszyć cały proces postanowiliśmy umożliwić wam zaimportowanie wiadomości od poprzedniego dostawcy usług. Teraz wiadomości zostaną zaimportowane automatycznie przez nasz system migrujący. Po zakończeniu procesu dostaniecie monit informujący was o zakończeniu procesu. Od teraz wszystko, czego potrzebujecie znajduje się już u nas.

Zlecenie migracji dodaliśmy jako dodatkową zakładkę w okienku tworzenia nowej skrzynki. Wystarczy podać nazwę poprzedniej skrzynki, hasło i adres serwera, aby migracja rozpoczęła się od razu po utworzeniu skrzynki.

Rozszerzone logi dotyczące e-maili

Zrzut ekranu 2015-12-21 o 15.42.22

Dotychczas, aby uzyskać szczegółowe informacje dotyczące konkretnej skrzynki e-mail musieliście nas o to zapytać przez Helpdesk24h. W nowym dPanelu takie dane możecie już sprawdzić samodzielnie. Oprócz danych o ostatnich logowaniach do skrzynki, możecie sprawdzić ile wiadomości ostatnio wysłaliście i do skrzynek w jakich domenach. Funkcja ta może wydawać się błaha, jednak wcale taka nie jest. Umożliwia ona wykrycie nieautoryzowanego logowania na konto (niestety zazwyczaj włamania) oraz pozwala na wczesne wykrycie wysyłki maili, o których nie mieliście pojęcia. Tego przyczyn może być wiele, jednak te najbardziej popularne to właśnie włamanie na konto lub obecność wirusa na jednym z urządzeń, na których korzystacie z poczty. Nie martwcie się jednak zanadto, jeżeli przegapicie moment, w którym pojawiła się wysyłka spamu. Dzięki centralnemu systemowi problemów powiadomimy was o wszelkich nieprawidłowościach ze skrzynką, w tym o zauważonej wysyłce spamu. Jeżeli więc wasza skrzynka zostanie objęta kwarantanną, bądź zostanie nałożona blokada wysyłki e-maili, na pewno dostaniecie od nas wiadomość z informacją, co się dzieje i dlaczego. Chętnie pomożemy też w rozwiązaniu problemu oraz podpowiemy sposób, który pomoże zapobiegać takim sytuacjom w przyszłości.

Globalne czarne listy i przypominanie haseł

Kolejnym bardzo często poruszanym przez was problemem była konieczność definiowania listy adresów blokowanych (czarnej listy) dla każdej skrzynki osobno. Tak jak pisaliśmy [w artykule dotyczącym zmian w dPoczcie], w samym webmailu każdy sam może zarządzać filtrem antyspamowym i dodawać tam własne adresy, a dla administratorów dodaliśmy możliwość dodania przez dPanel adresów do czarnej listy globalnej, która obejmie wszystkich użytkowników. To samo oczywiście dotyczy białych list.

Inną dodaną nowością jest moduł pozwalający na ułatwienie użytkownikom poczty samodzielnego przypominania haseł. Dotychczas musieli zwrócić się oni do administratora dPanelu z taką prośbą. Aktualnie możecie zdefiniować numer telefonu komórkowego przypisany do skrzynki, aby użytkownik poczty w razie potrzeby mógł samodzielnie zresetować hasło przy pomocy opcji „Nie pamiętasz hasła?” na dPoczta.pl podając swój adres e-mail oraz numer telefonu.

Co ciekawe, z opcji wysyłania hasła SMSem można skorzystać już przy tworzeniu skrzynki pocztowej, aby użytkownikowi przekazać pierwsze hasło do skrzynki! Koniec z przekazywaniem hasła na „tajnej” karteczce 🙂

Ustawienia domyślne i ustawienia protokołów.

modul-email-ustawienia-domyslne

Z myślą o administratorach kont z wieloma skrzynkami powstała także zakładka umożliwiająca zapisanie wzorcowych ustawień, z którymi tworzona będzie każda nowa skrzynka. Można zdefiniować jakie będą domyślne filtry antyspamowe, domyślna wielkość skrzynki czy dostępne protokoły.

Tu warto wspomnieć o możliwości wyłączenia dostępu do poczty przy pomocy poszczególnych protokołów. Można ograniczyć możliwość wysyłania poczty niesfornym użytkownikom poprzez wyłączenie SMTP. Choć za najciekawszą możliwość uważamy możliwość wyłączenia pobierania wiadomości przez POP3 – ile razy nowe urządzenie, na którym skonfigurowaliśmy pocztę, pobrało całą pocztę ze skrzynki, bo domyślnie ustawiło sposób pobierania na POP3? Z ilości waszych zgłoszeń wynika, że nie raz 🙂 Od teraz można się przed tym zabezpieczyć. Oczywiście dla tradycjonalistów dostępna jest możliwość wyłączenia protokołu IMAP.

Archiwizacja

Wprowadziliśmy możliwość nadania finalnego stadium życia skrzynki pocztowej – czyli statusu „zarchiwizowana”. Status ten można ustawić np. skrzynce pracownika, z którym już się rozstaliście. Nowe wiadomości do takiej skrzynki nie są już dostarczane, ale nadal można do niej „na wszelki wypadek” zajrzeć przez dPoczta.pl, gdyby wiadomości okazały się jeszcze niezbędne. A przy okazji taka skrzynka nie zajmuje już miejsca wśród aktywnie używanych na liście.

Powiązania

O systemie powiązań znacznie szerzej mówi artykuł o nowej filozofii hostingu. Tutaj krótko tylko wspomnimy, że skrzynkę pocztową można łatwo powiązać z np. stroną internetową, z której poczta wysyłana jest przez tą skrzynkę. To powoduje, że nie usuniecie przypadkowo żadnej skrzynki, tylko dla tego, że pamięć bywa wybiórcza 🙂

Mamy nadzieję, że przygotowane zmiany zostaną ciepło odebrane i że miło będzie wam korzystać z ulepszonego dPanelu. Zachęcamy także do zapoznania się z pozostałymi artykułami o wprowadzonych nowościach: Nowa filozofia zarządzania hostingiem oraz Nowy mobilny webmail dPoczta.pl.

Przemysław Dolny

Przemysław Dolny